Talousohje

Suonenjoen Latu ry:n taloudenhoidossa noudatetaan tämän talousohjeen  määräyksiä.

1. Yleistä

Sen lisäksi, mitä yhdistyslaissa, yhdistyksen säännöissä ja muissa ohjesäännöissä ja työjärjestyksissä on sanottu, noudatetaan Suonenjoen Latu ry:n taloudenhoidossa tämän ohjesäännön määräyksiä ja toimintaohjeita.

2. Yhdistyksen kokonaistalous

Yhdistyksen kokonaistalous käsittää kaikki yhdistyksen taloudelliset voimavarat ja muodostuu niistä tuloista, joita yhdistys saa, niistä menoista, joita yhdistys on aiheuttanut tai vastuista, jotka yhdistykselle kuuluvat. Yhdistyksen varsinainen talous käsittää yhdistyksen nimissä tapahtuvan taloudellisen toiminnan.

3. Taloudenhoidon vastuu

Taloudenhoidosta vastaa koko hallitus,  mutta seuraavat asiat ovat yhdistyksen talousvastaavan, puheenjohtajan ja sihteerin vastuulla:

    • Panna täytäntöön yhdistyksen taloutta koskevat hallituksen päätökset.
    • Valmistella hallitukselle esitys yhdistyksen talousarvioksi.
    • Valmistella yhdistyksen tilinpäätös.
    • Laatia hallituksen pyytämät taloudellista tilaa yms. koskevat selvitykset.

Edellisen lisäksi määritellään seuraavat vastuut:

    • Talousvastaavan tehtävänä hoitaa yhdistyksen taloutta tilivuoden aikana.

4. Sopimukset ja maksut

Sopimukset ja muut asiakirjat allekirjoittavat ne henkilöt, joilla yhdistyksen sääntöjen mukaan on siihen oikeus. Yhdistyksen puolesta annettavan allekirjoituksen tulee, ollakseen yhdistystä sitova, sisältää Suonenjoen Latu ry:n nimen lisäksi allekirjoittajien omakätiset allekirjoitukset nimenselvennuksineen. Kaikki sopimukset, jotka sitovat yhdistystä tulee poikkeusetta hyväksyä yhdistyksen hallituksen kokouksessa. Äkillisissä Suonenjoen Latu ry:n rahan käyttöön liittyvissä kysymyksissä suostumuksen hankinnalle voi antaa yhdistyksen puheenjohtaja tai hänen ollessa estynyt sihteeri yhdessä talousvastaavan kanssa.

5. Nimenkirjoitus- ja tilikäyttöoikeudet

Hallituksen tulee viimeistään toisessa kokouksessaan määrätä tilikäyttöoikeudet ja muut yhdistyksen rahankäyttöön liittyvät valtuudet.  Näiden päätösten tulee pohjautua seuraaviin tietoihin:

    • Nimenkirjoitusoikeudet: Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri yhdessä tai jompikumpi yhdessä hallituksen määräämän henkilön kanssa.
    • Laajat tilinkäyttöoikeudet: Puheenjohtaja, sihteeri ja talousvastaava.

6. Palkkiot ja kulukorvaukset

Puheenjohtajalle, sihteerille ja hallituksen jäsenille ei makseta palkkioita. Kulukorvauksia maksetaan toteutuneiden ja laskutettujen kustannusten mukaan.

Hallituksen istuvilla jäsenillä on oikeus käyttää Suonenjoen Latu ry:n maksullisia palveluita veloituksetta. Käytön on oltava kohtuullista ja kohdistuttava jäseneen itseensä tai hänen lähipiiriinsä.

Toiminnantarkastajille myönnetään mahdollisuus käyttää veloituksetta kaksi kertaa valitsemiaan yhdistyksen vuokravälineitä. tai saada Latumaja veloituksetta kerran käyttöönsä.

Vuosikokouksen päätös 24.4.2021 8§

    • Tarjoilukulut: Hallituksen  kokouksissa, vuosikokouksessa ja yhteistyökumppaneiden palavereissa  voi olla kohtuullista kokoustarjoilua. 
    • Tapahtumien ja kokous-, koulutus-, ja seminaarimatkojen tukeminen: Päätöksen tuen myöntämisestä tekee hallitus.

7. Talousarvio ja sen laatiminen

Hallitus vastaa yhdistyksen talousarvion laatimisesta ja sen esittämisestä yhdistyksen vuosikokouksen hyväksyttäväksi yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. Talousarvion valmistelee puheenjohtaja, sihteeri ja talousvastaava yhdessä. Talousarvion laadinnassa tulee noudattaa varovaisuuden periaatetta, jolloin huomioidaan vain varmat tulot ja toisaalta varaudutaan myös epävarmoihin menoihin.

8. Yleistä rahaliikenteestä

Yhdistyksen rahaliikennetta on hoidettava siten, että ennen maksun suoritusta on tarkastettava sen oikeellisuus ja menon asianmukainen hyväksyminen. Kaikki maksuliikenteeseen liittyvät asiakirjat (laskut yms.) on ehdottomasti toimitettava ajoissa talousvastaavalle joko paperiversiona tai sähköisesti (esim. pdf). Yhdistyksen laskut ja maksuvelvoitteet hyväksyy merkinnällään talousvastaava, häntä itseään koskevat laskut hyväksyy puheenjohtaja tai sihteeri. Ennen laskun hyväksymistä ja maksuun toimittamista on tarkistettava, että maksu on yhdistyksen toimintaan liittyvä, sopimuksien mukainen, asiallinen ja hyväksyttävä. Maksut maksetaan yhdistyksen pankkitililtä. Maksettuun laskuun tehdään talousvastaavan toimesta merkintä maksusta päivämäärätietoineen (tarvittaessa lisätään tarkentava kuvaus maksusta).  

Yhdistykselle suoritettavat maksut ohjataan yhdistyksen pankkitileille ja suoritukseen liitetään selvitys tulon aiheutumisesta.

9. Tositteiden säilyttäminen

Kuitit, tiliotteet ja muut tositteet on vuosittain koottava ja säilytettävä lainsäädännön ja määräysten mukaisesti. Em. toimenpiteistä vastaa talousvastaava,  hän toimittaa maksetut ja kirjatut kuitit yms. kirjanpitäjälle säännöllisesti tilivuoden aikana. Maksetut laskut numeroidaan kronologiseen järjestykseen. 

10. Käteiskassat

Käteiskassojen syntymistä pyritään välttämään, koska käteisen rahan toimittaminen yhdistyksen tilille on hankalaa. Käteiskassoja kuitenkin syntyy jonkin verran yhdistyksen tapahtumatoiminnan yhteydessä, kertynyt käteinen tulisi tilittää yhdistyksen pankkitilille mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen. 

11. Kirjanpito, tilinpäätös ja toiminnan tarkastus

Yhdistyksen kirjanpito järjestetään kahdenkertaisena kirjanpitona kirjanpitolaissa ja -asetuksessa sekä muualla laissa säädettyjä kulloinkin voimassa olevia määräyksiä noudattaen ottaen lisäksi  huomioon tämän talousohjeen erityismääräykset ja muut mahdolliset  tehtyjen päätösten kautta syntyneet määräykset. 

Yhdistyksen juoksevaan kirjanpitoon merkitään tilitahtumina menot, tulot ja maksutapahtumat sekä niiden oikaisuerät. Tilijärjestelmän tulee perustua talousravioon siten, että kullekin talousarvioon merkitylle tulo- ja menomäärärahalle on avattu oma tilinsä. Lisäksi on avattava tilit muista tulos- ja tasevaikutteisia tapahtumia ja maksutapahtumia varten.

Kirjausten on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa tilitapahtuman. Yhdistyksen saatavista, veloista ja lainoista on pidettävä luetteloa.

Yhdistyksen tilit päätetään tilikausittain. Hallituksen on annettava kirjanpitolain ja -asetusten sekä muualla laissa säädettyjen määräysten mukainen tilinpäätös ja tilit liitteineen toiminnantarkastajien tarkastettavaksi hyvissä ajoin ennen vuosikokousta.

Yhdistyksen hallitus vahvistaa allekirjoituksillaan  tilinpäätöksen ja esittää sitä hyväksyttäväksi yhdistyksen vuosikokoukselle. Tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille päättää yhdistyksen vuosikokous.

Yhdistyksen sääntöjen mukaisesti valitut toiminnantarkastajat suorittavat  yhdistyksen tilitarkastuksen tilitarkastuslaissa ja muualla laissa säädettyjen määräysten mukaisesti. Toiminnantarkastajien tulee olla esteettömiä ja päteviä toimimaan tehtävässään.

12.  Talousohjeen voimaantulo

Tämä talousohje on otettu käyttöön Suonenjoen Latu ry:n vuosikokouksen päätöksellä 24.4.2022.